Stand: 2. Oktober 2026 · Version 1.1 (Entwurf zur Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten)
Diese Datenschutzerklärung gilt für die App „Consortium Team“ (iOS, Android und Web-Version) der Consortium Gastronomie GmbH. Die App ist ausschließlich für Beschäftigte der Consortium Gastronomie GmbH und ihrer Betriebe bestimmt. Ein Konto kann nicht selbst angelegt werden, es wird von der Personalabteilung eingerichtet.
1. Verantwortlicher
Consortium Gastronomie GmbH
Hasengartenstraße 25
65189 Wiesbaden
Geschäftsführer: Benjamin Klein,
Rolf Laudenbach, Lukas König
Amtsgericht Wiesbaden, HRB 21228
Kontakt für Datenschutzanfragen:
Personalabteilung, E-Mail: personal@consortium.de
2. Datenschutzbeauftragter
Thomas Gutte Datenschutzberatung
Hochstraße 2
65195 Wiesbaden
E-Mail:
thomas.gutte@gutte-datenschutz.de
Telefon: +49 611
711 86 990
3. Wozu dient die App?
Die App ist der digitale Zugang der Beschäftigten zu ihren eigenen Daten im Personal- und Planungssystem conSys des Arbeitgebers. Mit der App können Sie
- Ihren Dienstplan einsehen,
- Ihre Arbeitszeit erfassen (ein- und ausstempeln), Korrekturen einreichen und Einwände gegen abgelehnte Tage erheben,
- Ihren Urlaubsanspruch einsehen und Urlaub beantragen,
- Nachrichten der Personalabteilung lesen und deren Empfang bestätigen,
- Dokumente an die Personalabteilung übermitteln,
- Schulungen der Consortium Academy bearbeiten.
4. Welche Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Konto: E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, Passwort (nur als verschlüsselter Hashwert), Rolle, Betrieb, Anmeldezeitpunkte, gegebenenfalls ein eingerichteter zweiter Faktor (Authenticator-App) | Anmeldung, Schutz vor unbefugtem Zugriff | § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO |
| Stammdaten aus der Personalakte: Name, Personalnummer, Profilfoto (falls in conSys hinterlegt), Urlaubsanspruch und Resturlaub | Anzeige Ihrer eigenen Daten in der App | § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Dienstplan: Ihre Schichten und Ihr Arbeitsbereich | Einsatzplanung, Information über Ihren Dienst | § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Arbeitszeit: Kommen, Gehen, Pausen, Korrekturen, Einwände, Freigabestatus; beim Einstempeln der Inhalt des gescannten QR-Codes des Betriebs | Gesetzliche Arbeitszeiterfassung, Arbeitszeit- und Entgeltabrechnung, Bearbeitung von Korrekturen | § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO i. V. m. § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Urlaub und Abwesenheiten: Urlaubsanträge, genehmigte Urlaube und sonstige Abwesenheiten (z. B. Berufsschule) | Urlaubsverwaltung, Einsatzplanung | § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Nachrichten: Nachrichten der Personalabteilung und Systemhinweise an Sie, Ihre Lesebestätigung | Information der Beschäftigten, Nachweis des Zugangs | § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO |
| Dokumente: Dateien, die Sie aktiv an die Personalabteilung senden, mit Dokumentart und Zeitpunkt | Übermittlung von Unterlagen an die Personalabteilung | § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO |
| Academy: Fortschritt in Kursen, Quiz-Ergebnisse, Abschlüsse | Durchführung und Nachweis von Schulungen und Unterweisungen | § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO |
| Technische Daten beim Aufruf der Web-Version: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Datei, Browsertyp (Server-Protokolle des Hostings) | Sicherer und stabiler Betrieb | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Die Verarbeitung beruht auf Ihrem Beschäftigungsverhältnis. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich und wird nicht eingeholt.
5. Was die App nicht tut
- Keine Gesundheitsdaten: Krankmeldungen und Krankheitszeiten werden in der App weder angezeigt noch ausgewertet. Über die App können keine Krankmeldungen oder andere Gesundheitsunterlagen eingereicht werden.
- Keine Standortdaten: Die App erfasst keinen Standort, auch nicht beim Einstempeln. Ihre Anwesenheit im Betrieb wird allein über den QR-Code am Arbeitsplatz bestätigt.
- Kein Tracking, keine Werbung: Die App enthält keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und keine Push-Benachrichtigungsdienste. Schriften und Symbole sind in der App enthalten. Nachgeladen werden nur Ihr Profilfoto aus der Dateiablage bei Firebase (Abschnitt 7) und auf Android-Geräten die Scan-Module der Google Play-Dienste (Abschnitt 6).
- Keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle: Die Arbeitszeitdaten dienen ausschließlich der gesetzlichen Dokumentation, der Arbeitszeitabrechnung, der Personaleinsatzplanung und der Bearbeitung von Korrekturen und Einwänden. Sie werden nicht zur dauerhaften oder systematischen Leistungs- oder Verhaltenskontrolle verwendet. Es gibt keine Rankings, keine Vergleiche zwischen Beschäftigten und keine Leistungs- oder Verhaltensprofile. Kolleginnen und Kollegen sehen Ihre Arbeitszeiten nicht.
- Keine automatisierten Entscheidungen: Freigaben von Arbeitszeiten, Korrekturen und Urlaub trifft immer eine zuständige Person. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
6. Zugriffe auf Ihr Gerät
- Kamera: Die Kamera wird nur verwendet, während Sie beim Einstempeln den QR-Code scannen oder ein Dokument scannen. Die Bilderkennung läuft auf Ihrem Gerät mit Google ML Kit; auf Android-Geräten werden die dafür nötigen Module über die Google Play-Dienste bereitgestellt. ML Kit kann dabei technische Diagnosedaten zur Funktion der Erkennung an Google senden, aber keine Kamerabilder und keine gescannten Inhalte. Übertragen werden nur der Inhalt des QR-Codes und Dokumente, die Sie ausdrücklich absenden.
- Fotos und Dateien: Nur die Dateien, die Sie selbst zum Hochladen auswählen.
- Face ID, Touch ID, Fingerabdruck, Geräte-Code: Wenn Sie die Gerätesperre der App einschalten, prüft das Betriebssystem Ihres Geräts Ihre Identität. Die App erhält nur das Ergebnis (bestätigt oder nicht bestätigt). Biometrische Merkmale werden von der App weder gelesen noch gespeichert oder übertragen. Gespeichert wird auf dem Gerät nur, dass die Sperre eingeschaltet ist.
- Speicher auf dem Gerät: Die App speichert Ihre Anmeldesitzung, Ihre Spracheinstellung und eine Zwischenkopie der angezeigten Daten, damit die App auch bei schwacher Verbindung funktioniert. Beim Abmelden wird die Sitzung beendet.
7. Empfänger der Daten
- Intern: Die Personalabteilung und die für Ihren Betrieb zuständige Leitung, soweit es für Dienstplanung, Arbeitszeit- und Urlaubsfreigaben und die Personalverwaltung erforderlich ist. Die Zugriffe sind über ein Rollen- und Berechtigungskonzept begrenzt.
- Technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Google Ireland Limited / Google LLC (Firebase) für Anmeldung, Datenbank, Serverfunktionen, Dateiablage und Hosting. Die Daten werden in Rechenzentren in der EU (Frankfurt am Main, Region europe-west3) gespeichert.
- Entwicklung und Betrieb (Auftragsverarbeiter): Codefitters GmbH, Gotzkowskystraße 33, 10555 Berlin, für Entwicklung, Wartung und Support der App.
- Nachgelagert: Die Lohnabrechnung erfolgt außerhalb der App in den Systemen des Arbeitgebers und seiner Steuerberatung.
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
8. Übermittlung in Drittländer
Ihre Daten werden in der EU gespeichert. Für die Anmeldung verarbeitet Google technisch bedingt Kontodaten (E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, Passwort-Hashwert) auch bei der Google LLC in den USA. Die Übermittlung ist durch den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) abgesichert, unter dem die Google LLC zertifiziert ist, ergänzend durch Standardvertragsklauseln. Personal-, Arbeitszeit- und Gesundheitsdaten werden nicht in die USA übermittelt.
9. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten, solange es für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:
- Arbeitszeitnachweise: mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG); soweit sie für die Lohnabrechnung relevant sind, 6 bzw. 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO), jeweils ab Ende des Kalenderjahres.
- Urlaubsanträge und Nachrichten: 3 Jahre.
- Ihr App-Konto wird bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht.
- Server-Protokolle der Web-Version (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Datei, Browsertyp) fallen beim Hosting-Anbieter Google (Firebase Hosting) an. Google speichert sie zur Erkennung von Missbrauch für einige Monate und löscht sie danach. Wir werten diese Protokolle nicht aus.
Solange eine Aufbewahrungspflicht läuft, wird der Zugriff auf die Daten eingeschränkt. Danach werden sie gelöscht.
10. Sicherheit
Die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt (TLS). Der Zugriff ist über Berechtigungsregeln auf dem Server so begrenzt, dass Sie nur Ihre eigenen Daten sehen. Zum Schutz Ihres Kontos steht ein zweiter Faktor (Authenticator-App) oder die Gerätesperre mit Face ID, Touch ID oder Geräte-Code zur Verfügung. Ist Ihr Konto dafür vorgesehen, verlangt die App einen dieser beiden Schutzmechanismen, bevor persönliche Daten angezeigt werden.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO).
Wenden Sie sich dafür an die Personalabteilung oder an unseren Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 2).
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189
Wiesbaden
https://datenschutz.hessen.de
12. Pflicht zur Bereitstellung
Die Nutzung der App ist Teil der betrieblichen Organisation. Die Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Sie die App nicht nutzen können, stellt Ihnen der Arbeitgeber einen anderen Weg zur Verfügung, sprechen Sie dafür die Personalabteilung an.
13. App-Stores
Die App wird über den Apple App Store und Google Play angeboten. Für den Download gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple bzw. Google. Die App selbst übermittelt keine Nutzungsdaten an Apple oder Google als Store-Betreiber.
14. Löschung des Kontos
Ihr Konto wird von der Personalabteilung verwaltet. Die Löschung Ihres Kontos und Ihrer Daten können Sie jederzeit bei der Personalabteilung oder beim Datenschutzbeauftragten beantragen. Sie wird im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten umgesetzt (Abschnitt 9).
15. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Die aktuelle Fassung finden Sie jederzeit unter https://consys-employee-app.web.app/datenschutz.